조직을 변화시키는 오프보딩 인터뷰 가이드

요즘 들어 직원의 퇴사 처리를 하며 퇴사자 경험 관리가 중요하다는 생각을 하고 있는데요. 퇴사 프로세스 중에서도 오프보딩 인터뷰에 대한 이야기를 해볼까 합니다.

오프보딩 인터뷰는 단순한 퇴사 프로세스의 일부가 아닌, 퇴사자의 마지막 인사인 동시에 조직이 스스로를 돌아볼 수 있는 가장 솔직한 거울이라는 말이 있습니다. 오프보딩 인터뷰를 생략하는 조직도 많지만 체계적으로 운영하는 조직은 내부 만족도나 재입사 가능성이 더 높게 나타난다고 합니다.

왜 오프보딩 인터뷰에 리소스를 투자해야 하는가?

첫째, 퇴사 이유의 '심층적' 파악 표면적 이유(보상, 급여, 개인사정 등) 너머에 있는 '그 시점에 왜 떠났는가', '무엇이 결정적이었는가'를 파악할 수 있습니다. 이 인사이트로 보상, 평가, 리더십 등 개선 항목에 대한 우선순위를 정할 수 있습니다. 

둘째, 조직 리스크의 조기 진단 동일한 패턴의 퇴사가 특정 부서나 직급에서 반복된다면 경영 리스크의 시그널로 볼 수 있습니다. 오프보딩은 이런 시그널을 가정 먼저 포착하는 역할을 합니다.

셋째, 퇴사 경험은 브랜드 자산으로서의 역할을 할 수 있습니다. 오프보딩 인터뷰를 체계적으로, 신중히 다룬다면 퇴사자 입장에서는 마지막까지 존중받았다는 경험을 하게 됩니다. 이러한 경험은 기업 리뷰, 네트워크, 재입사 등의 형태로 긍정적인 영향을 미칩니다. 최근 이미 조직 문화를 알고 있는 '부메랑 인재'를 적극적으로 재영입하는 회사가 늘고 있는 만큼, 이를 통해 재입사 전략을 강화할 수 도있겠죠. 

따라서, 오프보딩 인터뷰의 핵심 목적은

• 정확한 퇴사 원인 파악(시기, 결정요인, 대안 검토 여부)
• 반복 패턴, 부서별 문제 탐지(리더십, 업무로드 등)
• 퇴사 경험의 품질 관리(퇴사자 후속 행보, 평판 관리)
• 조직 개선 우선순위 도출(데이터 기반 의사결정)이라고 요약해 볼 수 있습니다.

오프보딩 인터뷰를 할 때 꼭 지켜야 할 유의사항

1) 강요 금지: 퇴사자가 불편해하면 무리하게 진행하지 않습니다.

2) 중립성 유지: 가능하면 직접 보고하는 직속 상사가 아닌, 인사 담당자 또는 제3의 면담자가 인터뷰를 진행해야 솔직한 답변을 얻기 쉽습니다.

3) 기밀, 법적 리스크 관리: 분쟁 소지가 있는 발언은 기록과 보관에 특히 주의해야 합니다. 오프보딩 인터뷰를 진행하면서 녹음 또는 문서화를 할 경우 반드시 해당 퇴사자의 동의를 받아야 합니다.

4) 데이터 표준화: 해당 퇴사자의 자유 응답만으로는 분석이 어려울 것입니다. 표준 질문(공통 질문) + 개방형 질문을 혼합해서 수집해야 장기적인 분석에 유의미한 데이터를 도출할 수 있습니다.

그렇다면, 인터뷰 포맷과 타이밍은 어떻게 선택해야 좋을까요?

1) 대면 (또는 화상) 인터뷰: 깊이 있는 대화와 비언어적인 시그널을 포착할 수 있습니다. 단, 퇴사자가 불편해한다면 피해야 할 방식입니다.

2) 온라인 설문 + 선택적 면담: 표준화된 데이터를 설문을 통해 수집하고, 이상 징후 또는 추가 설명이 필요하면 면담을 진행하는 방식입니다.

3) 인터뷰 시점: 퇴사 직전(업무 인수인계 전후)과 퇴사 후(일정 기간이 지난 후) 각각 장단점이 있습니다. 즉시 진행하면 기억이 신선하고, 시간을 둔 뒤면 감정적 반응이 가라앉은 심도 있는 피드백을 얻을 수 있습니다.

마지막으로 주의해야 할 점이 있습니다. 오프보딩 인터뷰만으로 모든 문제가 해결되지는 않습니다.
인터뷰는 탐지 장치이지 즉각적인 해결책이 아닙니다. 오프보딩 인터뷰의 결과물을 조직의 의사결정, 보상, 리더십 교육 등에 연계할 때 비로소 의미 있는 변화가 나타납니다.

또한 오프보딩 인터뷰가 실패하는 주된 원인은 데이터 수집 불일관성, 저조한 참여율, 결과의 비활용 등인데요,
이를 개선하기 위해선 수집 - 분석 - 액션 - 피드백의 선순환을 설계해야 합니다.

오프보딩은 끝이 아닌 새로운 시작

오프보딩 인터뷰는 퇴사자의 이야기를 듣는 동시에, 조직이 스스로의 모습을 점검하는 기회입니다.
잘 설계된 오프보딩 프로세스는 신뢰를 형성하는 대화 구조를 만들고, 장기적으로 브랜드, 채용, 재입사 전략의 핵심 자산이 될 것입니다.

다가오는 연말을 맞이해서 인사 담당자분들은 조직의 오프보딩 프로세스를 다시 한 번 점검해보는 시간을 가지면 좋을 것 같습니다.