채용 과정에서 불합격 통보는 인사담당자에게도 어려운 업무 중 하나입니다. 지원자는 수많은 시간과 노력을 투자해 면접에 임했기 때문에, 그들의 기대를 저버리는 것은 결코 가볍게 여길 수 없습니다. 그러나 불합격 통보는 회사와 지원자 모두에게 중요한 과정입니다. 사실 제가 속해있는 기업은 공채가 아닌 수시 채용으로 진행되기에 불합격 안내를 할 때가 잦습니다. 지원자들에게 안좋은 소식을 전달하는게 결코 쉽지만은 않지만, 채용담당자로서의 마인드를 어떻게 가져야할 지 정리해보았습니다.

1. 불합격 통보는 신속하고 예의 있게 전달해야 한다

<채용절차의 공정화에 관한 법률> 제 10조는 "구인자는 채용 대상자를 확정한 경우에는 지체 없이 구직자에게 채용여부를 알려야 한다" 고 규정하고 있습니다. 따라서 회사 등 구인자는 각 전형단계에서 불합격자로 판단된 구직자에 대하여는 지체 없이 불합격 통지를 해야합니다.

불합격 통보는 지원자에게 실망을 안겨줄 수밖에 없지만, 통보 자체는 신속하고 예의 바르게 이루어져야 합니다. 불합격 통보가 지연되면 지원자는 계속해서 희망을 품고 기다리게 되며, 그로 인해 실망감이 더 커질 수 있습니다. 또한, 불합격 사실을 신속하게 전달함으로써 지원자는 향후 다른 기회를 준비할 수 있게 됩니다. 따라서 인사담당자는 불합격 통보를 가능한 한 빨리, 정확한 내용으로 전달해야 합니다.

2. 불합격 사유를 명확하게 전달하되, 긍정적인 어조를 유지하라

지원자에게 불합격 사유를 전달하는 것은 중요한 일이지만, 그 사유를 어떻게 전달할지에 따라 지원자의 수용 정도가 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 지원자가 충분히 자격을 갖추었음에도 불구하고 다른 경쟁자가 더 적합하다는 이유로 불합격될 수 있습니다. 이 경우, 단순히 "경쟁자가 더 적합하다"는 설명보다는 긍정적인 방향으로 접근하는 것이 중요합니다.

지원자에게 가능한 한 구체적인 피드백을 제공하는 것이 좋지만, 피드백을 주는 방식에 있어 신중해야 합니다. 너무 강한 언어나 부정적인 표현은 피하고, 긍정적이고 격려적인 어조를 사용하여 지원자가 이를 성장의 기회로 받아들일 수 있도록 돕는 것이 바람직합니다.

3. 기약없는 약속은 지양하기

특별한 경우를 제외하곤 채용 과정에서 불합격하면 재지원 하지 않는 이상 기업과의 인연은 유지되기 어렵습니다. 채용 담당자는 채용 과정을 최선을 다해 임해준 지원자에 대한 예의로 '나중에라도 함께하자'라는 식의 표현을 할 수 있지만, 이는 '언제 밥 한번 먹자'는 식의, 일상에서는 관용적으로 쓰는 표현과 다르지 않습니다. 채용 전형에서는 지원자에게 채용과 관련된 내용을 명확하게 전달해야 하기에 가급적 기약 없는 약속의 표현을 지양하는 것을 추천합니다.

4. 향후 피드백을 통해 개선의 여지를 남기기

어떤 경우에는 지원자가 피드백을 요청할 수 있습니다. 인사담당자는 이 요청에 대해 성실히 응답할 필요가 있습니다. 다만, 피드백을 제공할 때는 구체적인 개선 방안을 제시하거나, 지원자가 개선할 수 있는 방향을 안내하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 지원자가 면접에서 느낀 부족함이나 개선할 부분에 대해 물어올 경우, "면접 중 지원자의 강점이 잘 드러났지만, 특정 질문에 대한 대답에서 추가적인 구체적인 사례나 경험을 더 들어주시면 좋을 것 같습니다."와 같은 방식으로 구체적인 조언을 제공하는 것이 좋습니다. 이는 지원자가 자신의 경험을 개선하는 데 실질적인 도움이 될 수 있습니다.

결론: 불합격 통보, 그 이상의 가치

불합격 통보는 단순히 '끝'이 아니라, 지원자에게 더 나은 기회와 성장을 위한 발판을 마련해주는 과정입니다. 인사담당자는 이 과정에서 신중하고 공감적인 태도를 유지하며, 지원자에게 존중을 표하는 것이 중요합니다. 불합격 통보가 회사와 지원자 모두에게 긍정적인 방향으로 이어질 수 있도록 노력하는 것이 인사담당자의 중요한 역할입니다.

글: 한국SGS TA&ER / HR AMBASSADOR 9기 조민규