본 콘텐츠는 원티드에서 운영하는 HR 커뮤니티 ‘인살롱’ 게시물을 재가공한 글입니다. (원문 링크)

채용 담당자라면 채용 과정에서 지원자를 잘 관리하는 것이 얼마나 중요한지 충분히 공감할 것입니다. 누군가 ‘대체 어떻게 해야 지원자를 잘 관리할 수 있나요?’라고 묻는다면, ‘지원자와 채용 담당자 사이의 라포 형성이 그 key’라고 대답하고 싶습니다. 

지원자의 가까운 지인이 우리 회사에 근무하지 않는 이상, 지원자는 채용 담당자를 통해 회사의 이미지를 인식하고 회사에 대한 정보를 얻게 됩니다. 물론 블라인드나 잡코리아 등을 통해 회사에 대한 평점과 후기 등을 찾아보는 경우가 많지만, 얻을 수 있는 정보에 한계가 있기에 채용 담당자가 지원자에게 끼치는 영향은 꽤 지대하다고 볼 수 있습니다.

채용 담당자로서 가장 기쁘고 뿌듯한 순간은, 채용 프로세스가 완료된 후 지원자로부터 ‘담당자님 덕분에 회사에 대한 인식이 더 좋아졌고, 그래서 더 입사하고 싶어졌어요’라는 감사의 말을 들을 때가 아닌가 싶습니다. 이런 인사를 자주 들을 수 있도록, 채용 단계별로 지원자와 라포를 형성하는 커뮤니케이션 노하우를 정리해 봤습니다.

면접 전/후

지원자에게 연락할 때는 기본 템플릿을 활용하는 경우가 많은데요, 가능한 지원자의 상황 혹은 시점을 고려해 커스터마이즈한 메시지를 전달합니다. 예를 들어 일정 조율이 어려운 기업에 재직 중인 지원자라면, 면접 일정 조율 시 혹시 업무 시간에 면접을 진행해도 괜찮은지 묻고, 비대면으로 진행하거나 업무 시간 이후로 조정이 가능하다는 사실을 함께 안내하는 것이죠. 또한 전날이 공휴일이었다면, ‘휴일은 잘 보내셨나요?’ 등의 안부 인사를 덧붙여 사람 대 사람으로 대화하고 있음을 느끼게 해 주려 합니다.

면접일

면접 당일 오전에는 지원자에게 면접일 알림 문자를 전달하고, 후보자의 회사에서 오는 빠른 길이 있다면 함께 언급해 줍니다. 지원자가 도착하기 전에는 미리 지원자의 이력을 기본적으로 숙지하고, 지원자가 회사에 도착하면 ‘00(지원자의 재직사 위치)에서 오셨을 텐데, 오는 길은 괜찮으셨어요?’ 하는 식으로 첫마디를 건넵니다. 지원자가 정성을 다해 작성한 이력서를 회사에서도 꼼꼼히 검토했음을 어필할 수 있는 순간이기 때문이죠.

도착 후 면접장에 들어가기 전까지는 지원자와 이야기를 나누는 아이스브레이킹 시간을 갖습니다. 보통 ‘오는 길을 어땠는지, 회사의 첫인상은 어떤 것 같은지, 혹시 면접 시작 전에 궁금한 점은 없는지’ 등을 이야기하는데, 이때 오가는 대화에 따라 지원자가 채용 담당자에게 갖는 친밀감이 크게 달라집니다.

아이스브레이킹 시에는 면접에서 물어볼 만한 자기소개나 이직 사유 등을 이야기하기보다는, 면접을 준비하며 어려웠던 점이나 회사에 대해 궁금한 점 등의 소소한 내용에 집중합니다. 지원자가 너무 긴장했다면 마음이 편해질 만한 가벼운 농담을 던져 주는 것도 좋습니다.

마지막으로 면접이 끝난 후에는 결과를 언제 어떤 방식으로 전해 줄 것인지 이야기하면서 면접은 어땠는지, 어려운 점이 있었는지를 가볍게 물어봅니다.

처우 조율

처우 조율 단계는 채용 과정에서 지원자와 쌓아온 라포가 가장 빛을 발하는 단계라고 생각합니다. 이 단계에서 채용 담당자가 지원자와 어떻게 커뮤니케이션을 하느냐에 따라 입사에 대한 지원자의 생각이 긍정적이게도 혹은 부정적이게도 될 수 있기 때문입니다.

회사에서 제시한 처우와 지원자의 요구 수준에 차이가 있다면, 채용 담당자는 (설령 실제로는 그렇지 않다 해도) 누구보다 지원자의 편에 있음을 느끼게 해 주어야 합니다. ‘나는 당신의 편이며, 당신이 원하는 처우를 얻을 수 있게 도와 주는 사람’이라는 인식을 가질 수 있도록 포지셔닝 해야 지원자를 논리적으로도, 감정적으로도 설득할 수 있습니다.

지원자가 왜 이 정도 수준의 처우를 제시 받았는지에 대한 합리적인 근거와 함께 ‘당신이 더 좋은 결과를 얻었으면 좋겠다’는 점을 어필한다면, 처우 단계에서의 설득이 훨씬 스무스해질 것입니다. 물론 이 과정에서 지원자와의 라포가 잘 형성돼 있을수록 설득력이 높아지고, 궁극적으로 회사가 원하는 지원자를 채용하는 데 성공할 확률도 높아지죠.

라포를 형성하는 방법은 사람에 따라 다르기 때문에 일원화하기는 어렵습니다. 그래서 오늘 말씀 드린 방법이 무조건 옳다고 할 수도 없죠. 다만 한 가지 확실한 것은, 채용 담당자가 지원자에게 보여 주는 관심과 애정이 지원자에게는 회사가 개인에게 보여 주는 관심과 애정으로 느껴진다는 것입니다. 

채용 담당자와 지원자와의 라포 형성은 회사와 구성원 간의 라포 형성으로 이어지는 첫 연결고리라는 점을 명심하고 지원자를 관리한다면, 더 좋은 역량을 보유한 채용 담당자가 될 수 있을 것입니다.

글: SK D&D 피플앤컬처팀 / HR 미드필더 3기 황지현