귀사의 취업규칙은 안녕하신가요?

회사의 ‘얼굴’하면 무엇이 먼저 떠오르시나요? CEO, 사내 홍보모델, 로고, 사옥의 외관 등 조직마다 다를 것입니다.

노무사로서 회사의 얼굴은 단연 ‘취업규칙’이라고 생각합니다. 혹자는 ‘취업규칙이야 어차피 다 비슷한 거 아닌가? 표준 취업규칙 쓰는 곳도 많은데…’라고 쉽게 생각할 수도 있으나, 취업규칙은 특히나 무노조 사업장에서 법령 외에 근로관계를 규율하는 유일한 집단규범이므로(하갑래, 『근로기준법』, 중앙경제, 2024, 161쪽) 적정한 관리가 필수적입니다. 법원 판결을 살펴보면 취업규칙을 어떤 방향으로 해석하는지에 따라 사건의 승패가 갈린다는 점을 고려하면 그 중요성은 아무리 강조해도 지나침이 없습니다.

대기업, 공공기관, 외국계기업, 중견·중소기업, 스타트업 등 참 많은 기관의 취업규칙을 검토하고 개정하면서 어떤 곳은 규정이 치밀하고 꼼꼼하게 설계되어 놀라기도 하고, 어떤 곳은 최근까지 노무법인의 자문을 받았다는데도 기초적인 사항도 미비하여 놀라기도 했습니다. 연초에 규정 개정을 하는 기관이 많은 점을 고려하여 회사의 취업규칙이 안녕(安寧)하여 법적 분쟁에서도 안녕할 수 있도록 안정성을 도모하는 방안에 대해 소개합니다.

1. 취업규칙의 개념

‘취업규칙(Rules of Employment)’이란 '사용자가 근로자의 복무규율과 임금 등 근로자 전체에 적용될 근로조건에 관한 준칙을 규정한 것'으로, 이 같은 개념에 부합한다면 명칭에 구애받지 않고 취업규칙이라고 볼 수 있습니다(대법원 2004. 2. 12. 선고 2001다63599 판결 등).

생각보다 많은 인사담당자분들께서 ‘명칭과 무관’하다는 점을 간과하시는데요. ‘근로조건’은 ‘근로관계에서 임금·근로시간·후생·해고 기타 근로자의 대우에 관하여 정한 조건’을 의미하므로(대법원 1992. 6. 23. 선고 91다19210 판결) 보수규정, 복무규정, 복리후생규정, 인사규정 등 명칭과 무관하게 근로자 집단에게 획일적으로 적용되는 규정을 운용하고 있다면 ‘3’에서 후술할 취업규칙 제·개정 절차를 이행하는 것이 원칙입니다.

2. 취업규칙을 구성하는 내용

(1) 필수적 기재사항

노동 관계 법령은 근로계약서, 취업규칙, 노사협의회규정, 안전보건관리규정 등 각종 법적 문서에 특정한 사항을 반드시 포함하여 작성할 것을 규정하고 있습니다. 이를 필수적 기재사항 혹은 필요적 기재사항이라고 부릅니다. 근로기준법도 취업규칙에 꼭 포함되어야 하는 필수적 기재사항을 규정하고 있으므로 이 같은 사항이 누락되지 않도록 관리해야 합니다.

(2) 규정 간 일관성 유지

취업규칙 관련 자문 혹은 컨설팅을 하면서 중요하게 고려하는 부분은 근로계약서 및 타 규정과의 ‘상충’입니다. 고객사 중에 공공기관이거나 민간기관이더라도 IPO를 준비하는 과정에서 인사규정, 인사평가규정, 경조금지급규정 등 다양한 규정을 운용하는 경우가 존재합니다. 이때 각 규정에서 유사한 내용을 규정하는 경우가 있기 때문에 조항 간에 모순이 없도록 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 특정 사안이 수면 위로 떠오를 때 어떠한 조항을 적용할 것인지, 특정 조항을 적용해 인사노무관리를 했다면 사실 다른 조항을 적용해야 하는 것은 아닌지 등 불필요한 혼선과 갈등을 예방하기 위함입니다.

(3) 표기의 통일성 및 적절성

사소한 부분일 수 있으나, 꽤 많은 기관에서 놓치는 사항입니다. 분명 기업에서는 이미 노무사로부터 검토를 받은 취업규칙이라고 하셨는데 ‘근로자’, ‘사원’ 등 표기가 일관되지 않은 경우가 있습니다. 예컨대 취업규칙에서 근로자를 ‘사원’이라고 지칭하기로 정한 경우 조항 전체에서 사원이라고 표기하여 표현의 통일성을 갖추는 것이 바람직합니다.

또한, 비문, 맞춤법 오류, 오탈자 등이 존재하는 경우도 많습니다. 일반적으로 회사 내외부 문서에 이러한 사항이 존재하지 않도록 신경을 쓰시듯이 취업규칙에도 문서적 완결성을 부여해야겠습니다.

3. 취업규칙 제·개정 절차

취업규칙을 ①제정하는 경우 ②근로자에게 불이익하지 않게 개정하는 경우 의견 청취 절차를, ③근로자에게 불이익하게 변경하는 경우 동의 절차를 거쳐야 합니다(근로기준법 제94조 제1항).

이때 의견 청취 혹은 동의의 주체는 ①유노조 사업장인 경우 근로자 과반수로 조직된 노동조합이, ②무노조 사업장인 경우 근로자 과반수가 됩니다.

무노조 사업장에서 의견 청취를 하는 경우 실무적으로는 의견서 양식에 근로자 과반으로 하여금 자필로 의견 등을 작성해 서명하게 합니다. 그러나 규정 개정 혹은 신설로 인해 근로조건 저하, 기득 이익의 침해, 복무규율 강화 등이 예상된다면 ‘취업규칙 불이익 변경’에 해당하므로, 동의 주체로부터 동의를 구해야 합니다.

무노조 사업장에서 불이익 변경 절차를 적법하게 거치지 않아 개정의 효력이 부정되는 경우가 많습니다. 대법원은 ‘근로자들의 회의방식에 의한 과반수의 동의’를 얻으라고 하면서 사업장 근로자 전체가 한 자리에 모이지 않고 ①부서별로 ②사용자의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 ③근로자 간 의견을 교환해 찬반 의견을 집약한 후 ④이를 전체적으로 취합하는 방식도 허용된다는 입장입니다(대법원 2005. 3. 11. 선고 2004다54909 판결 등).

마지막으로 관할 지방고용노동관서의 장에게 제정 혹은 개정에 대해 신고하면 됩니다. 신고는 본인 혹은 대리인이 방문 또는 우편으로도 할 수 있지만, 요즘은 일반적으로 고용노동부 노동포털 홈페이지에서 간편하게 신고합니다. 신고 시에는 신고서, 취업규칙(개정하는 경우 신구대조표 포함), 의견 청취서 혹은 동의서를 함께 제출합니다.

‘아는 만큼 보인다’는 말이 있습니다. 취업규칙의 성질상 관리가 부담스러워 자문 노무사에게 검토를 요청하거나 단건 컨설팅으로 관리하는 경우가 많습니다. 노무사에게 의뢰하면 기본적인 산출물의 퀄리티는 어느 정도 담보된다 할 수 있겠지만, 업무를 의뢰했더라도 회사의 인사담당자가 중심을 잡고 사소한 부분에도 미진한 부분이 없는지 체크하여 적극적으로 노무사와 커뮤니케이션하면 좀 더 완결성을 갖춘 산출물이 나올 수 있습니다. 부디 올해 귀사의 취업규칙은 안녕하길 바랍니다.

글: YM 노무사사무소 문유민