세 개 기업에서 네 차례 웰컴키트를 기획하면서 경험했던 내용을 공유하고자 합니다.

입사자 환영의 꽃, 웰컴키트

대기업에서 스타트업까지 많은 기업들이 입사자에게 웰컴키트를 지급하고 있습니다. 새로운 직장에서의 근무 환경에 필요한 비품들을 입사자에게 지급함으로써, 회사에 대한 긍정적인 인식을 주기 위함인데요. 입사자 온보딩에서 매우 중요한 포인트입니다. 막상 이를 기획하는 주관 부서(대부분 HR 부서)는 생각보다 쉽지 않을 수 있는 일이기도 하다는 생각입니다.

"주고도 욕먹지는 말아야지."

웰컴키트는 회사의 의무가 아닙니다. '선물'이죠. 즉, 안 줘도 되는 것을 굳이 주는 것입니다. 그럼에도 웰컴키트로 인해 주관부서가 부정적인 피드백을 받음으로써 업무에 대한 동기가 떨어져선 안되겠죠. 경영진의 지시로 시행하든 HR 부서에서 제안했든 말이죠.

"이런 것도 준다고 깜짝 놀라겠지?"라는 생각으로 다양한 구성품을 가득 채운 웰컴키트는 오히려 독이 됩니다. 그 이유는 입사자마다 성향과 취향이 다르기 때문이죠. 이를 위해서 '소품목', '고단가' 전략을 추천합니다. 웬만해선 대부분 좋아할 품목을 '적게', 품질이나 수준을 따지지 않게 '좋은 질로' 가는 것이죠. 예를 들자면, '텀블러'는 많은 기업에서 선택하는 웰컴키트의 단골 구성품입니다. 다만, 사람들이 선호하는 브랜드의 상위 모델로 구성을 했을때 직원들의 만족도가 매우 높았습니다.

다양한 의견 수렴이 시행의 발목을 잡지 않도록

주관 부서에서는 입사자의 웰컴키트에 대한 만족도를 높이기 위해 재직자들과 경영진에게 다양한 의견을 수렴하는 경우가 많습니다. 하지만 제 경험상으로는 그 과정이 웰컴키트는 시행하는데 많은 시간을 걸리게 했을 뿐이었습니다. 직원들마다 워낙 취향이 다르다 보니 A 구성품을 좋아하는 사람들이 있는가 하면, A 구성품을 왜 넣냐고 비판하는 직원들도 있습니다. 이에 더해 임원분들이 한 숟가락씩 얹게 되면 갈수록 미궁에 빠졌던 기억이 있습니다.

웹상으로 웰컴키트를 제작하는 업체를 통해 주로 구성되는 품목을 참고하고, 인사팀이 그 선택에 폭을 좁혀 경영진과 A안 또는 B안 중에 선택하게 하는 방식으로 빠르게 진행하는 것을 추천합니다.

예산의 장벽을 넘어서

웰컴키트 특성상 많은 양을 한 번에 구매하기에 예산상의 압박이 있습니다. "회사 자금도 어려운데 이 금액을 쓴다고?"와 같은 반응이 있을 수 있습니다.

'어차피 사야 할 것들을 사는 것'
구성품에 회사가 기존에 직원들에게 기본적으로 지급했던 비품들을 웰컴키트에 넣음으로써 비용에 대한 압박에 방어하는 방법이 있습니다. 업무 수첩, 명함, 필기류 등 기본적인 사무용품과 직무에 따른 전자기기 등이 있습니다.

ESG 경영의 소소한 실천

웰컴키트의 구성품을 재활용이 가능한 제품으로 구성하는 방법입니다. 특히 웰컴키트의 포장재인 종이박스를 저희 회사는 미니 캐리어로 대체하여 직원들의 만족도도 함께 올렸습니다. 필기류의 경우에도 심을 리필할 수 있는 제품으로 골랐고, 머그컵과 텀블러를 지급함으로써 종이컵을 대체했습니다.

내부 마케팅과 인사 업무의 편의성으로 연결

웰컴키트 케이스에 회사 로고 뿐 아니라, 회사브랜드의 인스타 계정이나 자사몰 URL, 입사자 FAQ 등을 QR 코드로 인쇄하는 것도 입사자를 자연스럽게 유입시키는 좋은 방법입니다. 입사자 FAQ 페이지를 개설하여 QR 코드로 입사자가 확인이 가능하다면, HR 부서에서 다양한 입사자의 문의에 대응하는 것이 많이 줄게 됩니다. 회사 브랜드의 인스타 계정이나 자사몰 바로가기 QR은 마케팅 부서와 영업 부서에서도 환영할 일이죠.

적재 공간과 패킹 감안 필요

구매한 웰컴키트를 관리하는 방법은 두 가지가 있습니다.

첫번 째, 웰컴키트 업체에서 재고관리와 패킹/발송 등을 대행해 주는 것인데, 문제는 비용이 증가한다는 것입니다.
두 번째, 회사의 창고 공간에 담당부서가 직접 관리하는 것인데, 대량 구매가 일반적이라 많은 공간을 차지하는 것이 단점입니다.

두 방법 중 회사의 특성에 맞는 방법으로 관리해야합니다.

환영 메시지는 다다익선

저희 회사는 대표이사님의 입사자 환영 메시지를 키트에 넣었는데요. 지금 생각해보면, 다양한 인원들의 환영 메시지가 많으면 많을 수록 좋다고 봅니다.

새로운 곳에서 새로운 사람들과 부딪혀야하는 부담감을 안고 입사하는 직원들에게 응원과 환영의 메시지는 큰 힘이 되지 않을까요? 직속 부서의 장과 동료들, 심지어 HR부서에서도 메시지를 준다면 참 좋을 것 같습니다.

글: 에스앤에이 인사팀 김호동