기획, 문서화가 어렵다면?

일 이야기
2022.12.27

회사에서 일하다 보면 말은 잘하는데 그 내용을 문서로 정리하라고 하면 못해서 끙끙 앓는 이들이 많다. 반대로 문서는 잘 만드는데 말로 설명하라면 정말 이들도 있다. 회사 일은 문서로 시작해서 문서로 끝나는 경우가 많다. 조직의 일이니 문서를 통해서 뭔가 공식화 시키는 것, 기록을 남기는 것이 중요하다. 제대로 인정을 받으려면 말도 잘하고, 문서도 잘 쓰는 것이 중요한 것이다.

서화를 어려워하는 이들에게 도움이 될 수 있는 비법 몇 가지를 공유하고자 한다. 이 방법만 따라 하셔도 상당히 효과적으로 문서를 만드실 수 있다.

토의 목록을 통해서 기획하고 문서화하라

필자가 자주 권하는 방법인데 1페이지 형태로 회의자료 만들지 말고, 목록 형태로 회의자료를 만들라고 이야기를 한다. 많은 이들이 회의자료를 만들라고 하면 1페이지 형식으로 만들려고 고생한다. 자료도 부족해서 잘 써지지 않는다. 그래서 아래의 예시와 같은 형태의 토의자료를 만들어 보라고 한다. 생각하는 정보나 자료가 많지 않을 때는 토의 목록을 통해 이슈를 논의하고, 여러 사람의 아이디어를 활용해 보면 더 빠르게 기획(안)을 도출할 수 있다.

이렇게 회의하고 나서 정보나 의견이 합치된 후에 기획서, 보고서 등을 정리해보면 훨씬 효과적으로 정리가 되는 경우가 많다. 지금 당장 활용해 보길 바란다.

목차를 잡고 브레인스토밍 하듯이 써라

우리는 1페이지 보고서 등을 만들 때 개조식으로 바로 만들려고 고생한다. 생각의 흐름이 자연스럽게 이어지지 않아서 자꾸만 넋 놓는 시간이 많아지게 된다. 이럴 때 도움이 되는 방식이 목차를 잡고 문서를 쓰는 것이다. 목차를 잘 잡으면 내용을 채우는 것이 그렇게 어렵지 않다. 초보 기획자들에게 권하는 방식은 시간이 약간 걸리더라도, 목차 잡고 브레인스토밍 하듯이 쭉 산출한 뒤에 개조식으로 다듬으라는 것이다.

예를 들어서 아래와 같이 표와 목차, 그에 따른 질문으로 콘셉트를 브레인스토밍 하듯이 빠르게 산출할 수 있다. 그런 뒤에 개조식으로 다듬으면 깔끔하게 문서로 정리가 될 것이다.

새롭게 제안할 사항은 메일로 보내고 논의해서 문서로 만들라

많은 초보 기획자가 가지고 있는 고정관념은 자기 혼자 상당히 퀄리티 있는 기획서, 보고서를 만들어야 한다는 것이다. 앞에서 배운 것과 같이 어떤 일을 성공하려면 다양한 이해관계자들의 관점의 정보를 확보해야 한다. 특히 직속 상사의 의견은 중요하다. 그래서 필자는 어떤 일을 제안하고 싶을 때, 아래 예시와 같이 이메일로 우선 콘셉트를 보내고 그것을 뽑아서 이야기를 나눈다.

예를 들어 다음과 같이 이메일을 이용해 추진하고자 하는 일의 대략적인 교육 콘셉트를 제안한다. 신기한 것이 메일은 누구나 끝까지 읽어 본다. 설명문처럼 되어 가독성이 좋기 때문이다. 이렇게 메일을 보내면 그것을 읽은 상사가 이야기를 나누자고 한다. 그때 이메일을 펼쳐 놓고 이야기를 나누면 진행이 더 잘 된다. 미팅에서 나온 좋은 의견들을 반영해서 기획서, 보고서 형태로 정리하면 잘 정리된 문서를 빠르게 만드실 수 있다.

1페이지 보고서나 PPT를 정리가 잘 안 되는 이들도 이렇게 가볍게 메일로 써 보라고 하면 이야기하듯이 잘 쓰는 경우를 많이 봤다. 자신이 잘하는 방향으로 살을 붙여 보는 것이 중요하다.

1페이지 기획서/보고서 작성 노하우

회사에서 가장 많이 쓰는 보고서 형식이 1페이지 기획서/보고서 형식이다. 실제로 1페이지 문서를 잘 쓰는 사람들은 파워포인트 문서도 그렇게 어렵지 않게 만들 수 있다. 이 문서를 잘 만드는 방법으로 책 1권 분량이 나올 수도 있지만, 앞의 과정에서 배운 몇몇 노하우와 자주 활용하는 노하우를 함께 활용할 수 있는 방법을 정리해봤다.

1) 최종적으로 소비되는 장면을 리얼하게 상상하라

자신이 만든 보고서가 최종소비자에게 소비되는 장면을 구체적으로 상상하면서 문서를 만드는 것이 가장 중요한 원칙이다. 내 관점이 아닌 최종소비자의 관점에서 만드는 것이 중요하다.

2) 현상-원인-대안의 3단계로 사고하라

많은 사람은 눈에 보이는 현상에 바로 대안을 붙인다. 하지만 능력자는 항상 ‘왜?’라는 질문을 통해서 현상의 원인을 파악해 대안을 붙인다. 현상-원인-대안의 3단계 사고를 통해서 근본 원인을 분석해 산출한 대안을 제시하는 것이 중요하다.

3) 스토리는 간략하게, 나머지는 다 첨부로 빤다

바쁜 상사나 경영진들은 긴 보고서를 읽을 여유가 없다. 스토리는 1~2페이지로 요약하고, 각종 수집, 정리 자료는 첨부(붙임)로 빼는 것이 보고서 작성에 효과적이다. 본문에는 배경, 현황/이슈, 개선방안, 예산 등의 주요 스토리를 넣고, 부연 설명자료, 세부 표 등은 첨부(붙임)로 빼는 것이 좋다. 첨부에 있는 자료 중 중요한 것은 (자세한 사항은 [첨부1] 참조), (자세한 사항은 [붙임2] 참조) 등으로 본문과 연결고리, 즉 링크를 만들면 보고 시 효과적으로 작동한다.

4) 제목, 목적(추진 배경)에 많은 신경을 쓴다. 여기가 50점이다

제목은 20자 이내로 구체적으로 작성하는 것이 중요하며, 범위가 넓으면 부제 등으로 범위를 구체화하는 것이 중요하다. 목적(추진 배경)은 왜 하는지, 어떤 가치가 있는지 고민해 정의하는 것이 중요하며, 문제 제기(발제, 이유)와 기대되는 가치(이익)가 잘 포함해야 한다.

5) 대안은 구체적이고 나라도 할 마음이 들어야 한다

대안은 화려하기보다는 ‘너라면 하겠냐?’라는 질문에 흔쾌하게 부합되어야 한다. 스스로 마음이 움직이지 않는 대안은 상상의 대안일 뿐이다.

6) 표와 서술을 적절히 배치하라

표를 잘 활용하면 1페이지 보고서가 더 짜임새 있고, 가독성이 올라간다. 표를 쓰는 경우는 1) 내용이 너무 많을 때 2) 짤막짤막한 문장들이 많을 때 3) 강조하고 싶은 경우 3가지이며, 서술식이 2꼭지 이상 연속되지 않도록, 중간에 적절히 표를 배치해 주면 가독성과 균형미가 올라간다.

7) 3단계로 나누어 작성하라

기획서/보고서는 한 번에 만들려고 하면 누구나 어려움이 있다. 한 번에 다 만들려고 하지 말고, 1) 브레인스토밍(초안) 2) 이해관계자 의견 반영 3) 세심하기 다듬기 등의 순으로 단계를 나누어 만드는 것이 좋다. 각 단계에서 집중과 휴식을 번갈아 하면서 에너지를 효과적으로 쓰는 것이 좋다.